Hulp bij Teams – snel aan de slag

Rechts zie je het scherm waarin alles gebeurt. Links zie je een aantal tabbladen:

Activiteiten

Hier vind je de meldingen, zoals de antwoorden op berichten en telefoontjes. Ook zie je in dit scherm of er bestanden zijn gedeeld.

Chats

De chats die open staan. Met het @-teken kun je op iemand reageren. Die persoon krijgt dan een melding in zijn activiteitenoverzicht.

Teams

Soms verwarrend deze benaming want je zit al in de app Microsoft Teams maar hier zie je alle teams waar je lid van bent. Elk team kan weer opgesplitst worden in verschillende kanalen. Zo kun je binnen je team Communicatie een kanaal hebben voor de website, social media of voor evenementen.

Calendar

Een groot voordeel van de koppeling met Outlook. In Calendar kun je afspraken maken, bewerken of verwijderen. Deze worden meteen getoond in Outlook. Handig!

Calls
Met wie heb je gebeld? Je vindt het hier. Je kunt ook groepen van contacten maken en contacten zoeken.

Files

Hier vind je alle bestanden. Niet altijd heel overzichtelijk omdat hier alles getoond wordt. Je kunt je bestanden beter per kanaal indelen. Voeg een bestand toe vanaf je computer of vanuit OneDrive. OneDrive koppel je eenvoudig aan Teams. Heel handig is dat je bestanden in Sharepoint, gemakkelijk via een Sharepoint linkje kunt delen. Het bestandje wordt dan meteen real-time geüpdatet. Een groot voordeel want real-time updaten gebeurt niet als je een lokaal bestand deelt.

Videobellen en vergaderen met collega’s

Een video-overleg starten kan op meerdere manieren:

– In kanalen via het donkerblauwe camera-icoontje

– Er wordt gevraagd om je camera aan te zetten maar deze kun je natuurlijk ook uitzetten.

– Via het chatscherm, het camera-icoontje vind je rechtsboven via ‘Calls’, klik op de naam van de persoon die je wilt bellen en dan op het camera-icoontje

– Via de link in ‘Calendar’. Na het inplannen van een nieuwe meeting wordt er een link toegevoegd.

Het kan natuurlijk dat je wat later aanschuift bij een vergadering. Geen probleem. Klik op ‘Join’ en je komt in de vergadering.

Teams en kanalen aanmaken

Een team is de plek waar je samenwerkt. Om het team overzichtelijk te houden, maak je kanalen.

Zo kan het team ‘Communicatie’ een indeling hebben in de kanalen: website, social media of nieuwsbrieven.

Meestal maakt de Teams-beheerder een nieuw team, maar als je bevoegd bent, kun je ook zelf nieuwe teams aanmaken. Dit doe je door onderaan de tab ‘Teams’ te klikken op: ‘Join or create a team.’

Kanalen aanmaken doe je zo:

– Klik op de dubbele puntjes in het kanaal. Je ziet dan een keuzemenu. Klik op ‘Add Channel.’

– Geef het kanaal een naam

– Bepaal je privacyinstellingen: publiek of privé. Een publiek kanaal is zichtbaar voor iedereen in het team. Bij een privé kanaal kies je zelf de personen met wie je het kanaal wilt delen. Het kanaal is dan alleen zichtbaar voor de mensen die je hebt uitgenodigd.

Tip: als je bestanden centraal wilt houden zet ze dan in de map ‘General.’